Crear y eliminar tareas

Al empezar a elaborar un proyecto, crear con rapidez tareas y fechas clave (y eliminar las innecesarias) es una parte fundamental del proceso. La Vista de esquema de proyecto es perfecta para este fin.

Existen varias formas de crear ítems nuevos en el esquema:

• Selecciona un ítem en el esquema de recursos y pulsa Retorno (o Comando-Retorno, dependiendo de las opciones del teclado en las preferencias generales de OmniPlan).
• Haz clic en el botón Añadir de la barra de herramientas.
• Haz control-clic y elige Añadir > [tipo de tarea] del menú contextual.

Existen distintos métodos para eliminar una tarea, una fecha clave o un grupo:

• Selecciona el ítem en el esquema y pulsa la tecla Suprimir.
• Selecciona el ítem y haz clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas.
• Selecciona el ítem, haz control-clic para revelar el menú contextual y elige la opción Eliminar.

Columnas del esquema del proyecto

Puedes personalizar el esquema en la Vista de manera que se muestren las columnas de datos que sean relevantes para tu proyecto. Haz control-clic en la cabecera del esquema o elige Visualización > Esquema de tareas > Personalizar columnas para elegir qué columnas mostrar.

Los datos de estas columnas se corresponden con las filas de tareas del esquema. Algunos valores de las columnas (como el coste de la tarea) pueden editarse directamente en el esquema, mientras que otros (como el coste total) se calculan de forma automática. En general, los valores que pueden editarse en el esquema corresponden a campos que también pueden editarse en los inspectores de tareas y recursos.

Para moverte entre las celdas, utiliza las teclas de flecha, o Tab y Mayúsculas (dependiendo de las opciones que hayas elegido en las preferencias de OmniPlan).

Para reorganizar las columnas, arrastra los títulos hacia la derecha o la izquierda.

Para clasificar los ítems seleccionados o todos los ítems del esquema (si no hay nada seleccionado), utiliza las opciones de clasificación del menú Estructura.

Las columnas de propiedades de las tareas que puedes elegir para que aparezcan en el esquema son las siguientes.

Infracciones

Esta columna muestra un icono en cada tarea que presenta alguna infracción. Haz clic en el icono para acceder a la ventana Infracciones y ver cuál es el problema.

Estado

Esta columna muestra iconos de despertador junto a las tareas que no están terminadas y que vencen en los próximos días o ya han vencido. Ten en cuenta que estos iconos no aparecerán si tu proyecto no tiene una fecha de inicio determinada. Los colores de los iconos tienen un significado:

• Vence muy pronto (verde): la tarea no está terminada y vence en los próximos 3 días laborales.
• Vence ya (amarillo): la tarea no está terminada y vence el día laborable siguiente.
• Ha vencido (rojo): la tarea no está terminada y ya ha vencido.

Adjuntos

Haz clic en el icono Adjuntos de la fila seleccionada para ver un menú con los adjuntos del ítem, o para enlazar un archivo si no hay ninguno enlazado. Las filas con enlaces a archivos muestran el icono de flecha aunque no estén seleccionadas.

Notas

Guarda texto complementario acerca de un ítem con esta columna. Para editar la nota del ítem seleccionado, pulsa Comando-’, haz clic en el icono Nota que aparece en la columna o utiliza la sección Notas del inspector Datos personalizados.

Cuando un ítem tiene una nota, puedes entrar y salir del campo de notas pulsando las teclas Comando-’ (que oculta la nota cuando dejas de editarla). Las filas con notas muestran el icono de una nota aunque no estén seleccionadas.

El texto de la nota se puede formatear para el conjunto del documento usando la pestaña Avanzado del inspector Estilos o personalizar individualmente con el menú Formato.

ID único

El ID único es un número asignado a cada tarea para identificarla de forma inequívoca, aunque cambie de nombre o de posición en el esquema. El ID único no cambia nunca y a cada tarea o recurso que creas se le asigna un número de ID único nuevo. Estos números son útiles para cotejar ítems al importar y exportar proyectos entre OmniPlan y otras aplicaciones.

Título

Título de la tarea, precedido por un número que indica su posición jerárquica en el esquema.

Título jerárquico

Título de la tarea precedido por el título de las tareas situadas más arriba en la jerarquía, con cada título separado por dos puntos.

Duración

La duración de la tarea.

Esfuerzo

La cantidad de esfuerzo total que se necesita para completar la tarea.

Esfuerzo realizado

La cantidad de esfuerzo dedicado a la tarea.

Esfuerzos restantes

La cantidad de esfuerzo que queda para completar la tarea.

Prerrequisitos

Lista de tareas, por número, de las que depende la tarea de alguna manera (indicado en el código de tipo de dependencia).

Dependientes

Lista de tareas, por número, que son dependientes de esta tarea de alguna manera (indicado en el código de tipo de dependencia).

Inicio

Hora real de inicio de la tarea. Puede determinarla automáticamente el equilibrado o se puede indicar manualmente en esta celda o en el inspector de Programación de tareas.

Fin

Hora real de finalización de la tarea. Puede determinarla automáticamente el equilibrado o se puede indicar manualmente en esta celda o en el inspector de Programación de tareas.

Prioridad

El usuario puede establecer la prioridad de una tarea manualmente para controlar el orden en el que se equilibran las tareas. Al equilibrar un proyecto, si dos tareas están asignadas a un recurso al mismo tiempo, la que tiene una prioridad más alta (expresada mediante un número positivo mayor) es la que puede contar con el recurso.

Completado

Cantidad de trabajo de la tarea que se ha completado, expresada en porcentaje.

Asignado

Lista de los recursos que están asignados a la tarea.

Inicio después de

Permite configurar o mostrar la limitación "Inicio después de" de la tarea, si la hay. Es lo mismo que la restricción Inicio no anterior a del inspector de programación de tareas.

Inicio antes de

Permite configurar o mostrar la limitación "Inicio antes de" de la tarea, si la hay. Es lo mismo que la restricción Inicio no posterior a del inspector de programación de tareas.

Fin después de

Permite configurar o mostrar la limitación "Fin después de" de la tarea, si la hay. Es lo mismo que la restricción Fin no anterior a del inspector de programación de tareas.

Fin antes de

Permite configurar o mostrar la limitación "Fin antes de" de la tarea, si la hay. Es lo mismo que la restricción Fin no posterior a del inspector de programación de tareas.

Coste de la tarea

El coste derivado de la realización de la tarea, aparte del coste de los recursos asignados para trabajar en ella.

Coste de los recursos

El coste de los recursos asignados a la tarea. Este número no se puede editar directamente (aunque sí puedes editar los costes individuales de los recursos o modificar las asignaciones de recursos).

Coste total de la tarea

El coste de la tarea más el coste de los recursos.

Inicio planificado

El momento en el que está previsto comenzar la tarea según el programa inicial.

Desviación fecha inicio

Diferencia entre el inicio planificado y el inicio real de la tarea.

Fin planificado

El momento en el que está previsto finalizar la tarea según el programa inicial.

Discrepancia fecha final

Diferencia entre el fin planificado y el fin real de la tarea.

Laxitud libre

Tiempo sin actividad entre una tarea individual y sus tareas subsiguientes. Este valor no puede editarse directamente.

Laxitud total

La laxitud total se refiere al tiempo que transcurre antes de que una tarea individual tenga un efecto en la duración de todo el proyecto. Este valor no puede editarse directamente.

Estim. de esfuerzo mínimo (Pro)

Mínima cantidad de esfuerzo que el usuario calcula que exigirá la tarea. Este valor se puede ajustar automáticamente con el botón Simulaciones de la barra de herramientas. Este valor y los siguientes forman parte del cálculo de las simulaciones de Monte Carlo.

Estim. de esfuerzo previsto (Pro)

Cantidad de esfuerzo que el usuario prevé que exigirá la tarea. Por omisión, es igual al esfuerzo real de la tarea.

Estim. de esfuerzo máximo (Pro)

Máxima cantidad de esfuerzo que el usuario calcula que exigirá la tarea. Este valor se puede ajustar automáticamente con el botón Simulaciones de la barra de herramientas.

Análisis de valores acumulados (Pro)

OmniPlan 4 Pro ofrece varios tipos de columna personalizados para llevar un seguimiento y administrar el presupuesto y el desarrollo del proyecto. Combinadas, representan una implementación completa de la técnica de gestión de proyectos del análisis del valor acumulado (también conocida como gestión del valor acumulado o EVM, por sus siglas en inglés). En OmniPlan y a lo largo de este manual, nos referiremos a esta técnica como análisis del valor acumulado (o EVA).

Puesto que el valor del EVA radica en la comparación del estado actual del proyecto con su plan inicial, lo primero que necesitamos es una línea base. Si todavía no has configurado ninguna, puedes hacerlo ahora. Si quieres simular un estado anterior o posterior del proyecto, elige Proyecto > Definir fecha de edición actual e indica la fecha deseada.

Con una línea base definida, ya puedes empezar a elaborar los atributos de las tareas y los recursos que necesita el análisis de valor acumulado para ofrecer resultados útiles. Los valores originales y derivados que representan las columnas del EVA pueden marear un poco si se miran todos a la vez, así que vamos a dividirlos en partes más pequeñas.

Empezaremos activando algunas columnas conocidas preexistentes y asegurándonos de que contengan datos relevantes.

En la vista de Gantt:

• Esfuerzo: cualquier tarea que se crea requiere cierta cantidad de esfuerzo para completarse; esta es fácil.
• Esfuerzo realizado: el EVA sigue el desarrollo en comparación con la línea base, por lo que actualizar la cantidad de trabajo realizado en las tareas es un factor importante para calcular el valor.

En la vista de recursos:

• Coste/hora o Coste/uso: controlar cuánto dinero se gasta en el esfuerzo realizado es otro factor clave del EVA. Si tus trabajadores son asalariados, te interesará calcular el valor por hora equivalente para utilizarlo aquí.

Configurados estos datos, podemos empezar a utilizar las columnas del EVA. Veamos la primera cantidad de dinero que hemos gastado en tareas en el proyecto hasta el momento y comparémosla con nuestro presupuesto inicial.

Coste real (CRTR)

Esta columna es clara; se trata del coste real del trabajo realizado hasta la fecha actual. En términos de OmniPlan, representa la cantidad de esfuerzo completada por los recursos asignados a una tarea, multiplicada por sus costes. Si se han completado dos días de 8 horas de esfuerzo y un recurso contribuye al 100% en unidades y eficiencia con un coste/hora de 50 $, estarán contribuyendo con 800 $ al coste real.

Valor acumulado (CPTR)

El valor acumulado, o coste presupuestado del trabajo realizado, es otro cálculo relativamente sencillo que representa el presupuesto planificado para la cantidad de trabajo realizado en el proyecto hasta este punto (siendo “este punto” la línea base utilizada para el análisis). Este valor se determina al principio del proyecto en base a las asignaciones de esfuerzo y los costes de los recursos.

Índice de rendimiento de costes (IRC)

El índice de rendimiento de costes se obtiene dividiendo el valor acumulado de la tarea por su coste real. Es una forma práctica de ver, de un vistazo, si el presupuesto de la tarea es holgado o insuficiente: los valores superiores a 1 muestran un presupuesto insuficiente; los inferiores a 1, un presupuesto excesivo; 1 significa que el proyecto se ajusta a lo presupuestado.

Desviación de coste y % de desviación de coste

La desviación de coste es el número concreto que nos da las buenas (o malas) noticias acerca de en qué medida una tarea se ajusta a lo presupuestado. La columna “Desviación de coste” se expresa como una cantidad de dinero relativa al valor acumulado, y la columna “% desviación de coste” se expresa (previsiblemente) como un porcentaje del valor acumulado. Cuando el presupuesto planificado coincide con el real (el índice de rendimiento de costes es 1), estas columnas están vacías.

El siguiente grupo de columnas del EVA describe el estado del proyecto en relación con la programación planificada.

Valor planeado (CPTP)

El valor planeado, o coste presupuestado del trabajo programado, enumera el coste esperado del trabajo hasta la fecha según la planificación en la programación inicial del proyecto. Se extrae a partir de los costes planeados de las tareas y los recursos, junto con la línea base y la fecha de edición elegida.

Índice de rendimiento de programación (IRP)

El índice de rendimiento de programación se extrae dividiendo el valor acumulado por el valor planeado. Al igual que el índice de rendimiento de costes, se expresa mediante un número mayor o menor que uno; los valores superiores indican que se avanza más rápidamente de lo programado, mientras que los valores inferiores a uno indican un retraso.

Desviación de programación y % de desviación de programación

La desviación de programación es el valor que nos indica en términos concretos en qué medida vamos por delante -o por detrás- de lo programado. Resta el valor planificado del valor acumulado, dándonos una cantidad de dinero que representa la diferencia entre cuánto deberíamos haber pagado por el trabajo hasta la fecha comparándolo con cuánto hemos pagado en realidad. El % de desviación de programación representa la misma cantidad en forma de porcentaje.

El último grupo de columnas del EVA guarda relación con la previsión del presupuesto de las tareas a su finalización.

Coste estimado al finalizar (CEF)

Este valor representa al coste final real estimado de la tarea a medida que el trabajo avanza. Antes del inicio del proyecto, el CEF es igual al presupuesto de la tarea (Coste presupuestado al finalizar). A medida que el proyecto avanza, el CEF y el CPF pueden divergir.

Coste presupuestado al finalizar (CPF)

El “Coste presupuestado al finalizar” representa el coste presupuestado inicial de todo el trabajo de la tarea. Si el trabajo va con retraso o se producen sobrecostes en los materiales, el coste real (y en consecuencia, el coste estimado al finalizar) ascenderá por encima del CPF.

Desviación al finalizar (DAF)

Esta columna representa la diferencia entre el coste estimado real (final) y el coste presupuestado (inicial) de la tarea. Expresada como una cantidad de dinero, una DAF negativa denota un sobrecoste, mientras que una DAF positiva representa un superávit.

Índice de rendimiento para completar (IRPC)

El IRPC es un poco especial entre las columnas del EVA en OmniPlan, en el sentido de que ofrece indicaciones acerca del estado del proyecto y las fechas del presupuesto mediante una recomendación. El IRPC representa el índice de rendimiento de costes (IRC, explicado más arriba) que debe mantenerse para que la tarea, desde la fecha de edición actual, cumpla el presupuesto. Un valor distinto a 1 describe una recomendación de corrección: un valor por encima requiere apretarse el cinturón, mientras que un valor por debajo indica que sobran fondos.

Filtrar el esquema de proyecto

Cuando quieras centrarte en un aspecto concreto del proyecto, podrás ver un subconjunto de tareas creando filtros para criterios específicos. Los filtros posibles permiten, por ejemplo, resaltar las tareas completadas en la última semana, tareas con un retraso de más de tres días respecto a la previsión de la línea base o, como en el ejemplo siguiente, tareas completadas en menos de un 50%.

Elige Visualización > Filtrar tareas (Opción-Comando-F) o haz clic en el botón Filtro de la barra de herramientas. Aparece una ventana para configurar los criterios de filtrado. Puedes añadir tantos criterios como quieras haciendo clic en el icono “más”, a la derecha de la línea de entrada, y filtrar los criterios haciendo Opción-clic en el botón Añadir para crear criterios anidados dentro de la jerarquía del filtro. Cuando hayas configurado los criterios a tu gusto, haz clic en el menú desplegable Guardar filtro para guardar el filtro actual o restaurar un filtro guardado anteriormente. (También puedes utilizar la opción de menú Visualización > Restaurar filtro guardado.)

Cuando el filtro está definido, las tareas que coinciden con los criterios permanecen en el esquema, mientras que el resto del proyecto se oculta. Con el proyecto filtrado, puedes seguir trabajando normalmente, pero solo podrás editar las tareas visibles. Cuando el filtro está en uso, aparece la Barra de filtro, que ofrece opciones para actualizar, editar o eliminar el filtro y muestra el número de tareas ocultas.

Cuando termines, selecciona Visualización > Eliminar filtro o haz clic de nuevo en el botón de la barra de herramientas; volverán a aparecer intactas todas las tareas.